Exekutivsekretär: Profil, notwendige Fähigkeiten und Funktionen

Der Geschäftsführer ist ein Job oder Beruf, der dazu dient, leitende Angestellte in einem Unternehmen oder einer Organisation maximal zu unterstützen. Er ist derjenige, der den Zeitplan der Führungskräfte organisiert und verwaltet und sie bei der Ausführung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben unterstützt.

Ziel ist es, einen Beitrag zur Gesamteffizienz des Unternehmens zu leisten, indem sichergestellt wird, dass alle ihm zugewiesenen Verwaltungsaufgaben rechtzeitig und effizient ausgeführt werden. Eine Sekretärin ist die Person, die administrative Unterstützung bietet. Sie können Aufgaben wie Schreiben und Ablegen, Beantworten des Telefons und Übertragen von Nachrichten ausführen.

Auf der anderen Seite erledigt der Geschäftsführer oder Verwaltungsassistent auch einige dieser Aktivitäten, zusammen mit der Koordination des Büros, der Produktrecherche, der Interaktion mit Lieferanten, der Bestellung von Produkten und der Erstellung einer Datenbank .

In der Regel erhalten Geschäftsführer höhere Gehälter als Geschäftsführer, da sie Funktionen auf hoher Ebene ausführen und die Produktivität des Büros beschleunigen.

Erforderliches Profil

- Abschluss in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen.

- Nachgewiesene Erfahrung als Exekutivsekretär oder in einer ähnlichen administrativen Funktion.

- Muss in der Verwaltung von Microsoft-Office in integraler Weise und in der Software «Back-Office», zum Beispiel ERP-Systemen, kompetent sein.

- Vertiefte Kenntnisse in der Verwaltung grundlegender Buchhaltungsbüros und -verfahren sowie des relevanten Fachvokabulars, das in der Branche verwendet wird.

- Vertrautheit mit den grundlegenden Untersuchungsmethoden und den Techniken für die Präsentation von Berichten.

- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.

- Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

- Integrität und Vertraulichkeit.

Die Exekutivsekretäre müssen schnelle Profis mit einer großen Kapazität an Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten sein. Dank ihrer Sorgfalt und Kompetenz in ihrer Arbeit können sich die Führungskräfte auf ihre Führungsverantwortung konzentrieren, ohne sich um andere Aufgaben kümmern zu müssen.

Viele Manager verlassen sich stark auf ihren Geschäftsführer, um die täglichen Aufgaben zu koordinieren und sie auf der Tagesordnung zu halten. Sie benötigen viel Fingerspitzengefühl und Durchsetzungsvermögen als Hüter der Managerzeit.

Notwendige Fähigkeiten

Exekutivsekretäre müssen über Grundkenntnisse wie Schreiben, Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung verfügen und über Erfahrung mit Bürogeräten und gängigen Softwareanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Grafiken verfügen.

Ebenso müssen sie über hervorragende Fähigkeiten verfügen, um die Zeit und Kapazität zu verwalten, um verschiedene Verantwortlichkeiten effektiv zu bewältigen.

Andererseits braucht ein Geschäftsführer auch andere Eigenschaften wie Urteilsvermögen, Diplomatie, Diskretion und die Fähigkeit, Probleme autonom zu lösen.

Sie benötigen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um mit der Öffentlichkeit zu interagieren, Berichte zu verfassen und Veröffentlichungen zu überprüfen.

Aktiv zuhören

Muss wissen, was andere Leute sagen, sich die Zeit nehmen, die angesprochenen Punkte zu verstehen, Fragen zu stellen und nicht zu unangemessenen Zeiten zu unterbrechen.

Leseverständnis

Vollständiges Verständnis von Sätzen und schriftlichen Absätzen in arbeitsbezogenen Dokumenten.

Zeitmanagement

Wissen, wie Sie sowohl Ihre eigene Zeit als auch die Zeit anderer effizient verwalten können.

Wissen, wie man spricht

Sprechen Sie klar mit anderen Personen, um Informationen effektiv übertragen zu können.

Schreiben

Haben Sie eine effektive schriftliche Kommunikation, je nachdem, was für die Bedürfnisse des Publikums am besten geeignet ist.

Kritisches Denken

Verwendung von Logik und Argumentation, um die Stärken und Schwächen alternativer Lösungen, Schlussfolgerungen oder Herangehensweisen an auftretende Probleme identifizieren zu können.

Proaktives Lernen

Verstehen Sie die Auswirkungen neuer Informationen auf das Lösen von Problemen und das Treffen aktueller und zukünftiger Entscheidungen.

Koordination

Anpassung von Handlungen in Bezug auf die Handlungen anderer.

Rückblick

Überprüfung und Bewertung der Leistung von sich selbst, anderen Personen oder Organisationen, um Verbesserungen vorzunehmen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Funktionen

Ein leitender Sekretär ist möglicherweise für die Kassenabwicklung und das Rechnungswesen zuständig, könnte jedoch auch ein Budget verwalten. Sie können Artikel auf einer Website veröffentlichen, aber Sie können auch die Website entwerfen und verwalten.

Sie können die Dateneingabe in einer Tabelle durchführen, die Sie für die Berichtsfunktionen entworfen und verwendet haben.

Ein Exekutivsekretär kann das Verwaltungspersonal beaufsichtigen. Er berichtet häufig direkt an den Geschäftsführer und kann einen oder mehrere leitende Angestellte unterstützen.

Verantwortlichkeiten

Aufmerksamkeit für Führungskräfte

- Pflegen Sie die Tagesordnung der Führungskräfte und helfen Sie bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw.

- Nehmen Sie an Besprechungen teil, um Protokolle und Besprechungsprotokolle zu erstellen, diese zu kompilieren, zu transkribieren und zu verteilen.

- Treffen Sie alle Reisevorbereitungen für die Führungskräfte: Passagekauf, Hotelreservierung, Lieferung der Reisekosten, Verwaltung und Überprüfung der relevanten Unterlagen usw.

- Führen Sie die beauftragten Untersuchungen durch, sammeln Sie Daten und bereiten Sie Dokumente oder Berichte zur Prüfung und Präsentation durch Führungskräfte, Ausschüsse und Verwaltungsräte vor.

- Behandeln Sie vertrauliche Dokumente, und achten Sie darauf, dass diese sicher aufbewahrt werden.

Interne und externe Interaktion

- Entgegennehmen und Filtern von Telefonanrufen, um diese gegebenenfalls an die entsprechende Person weiterzuleiten.

- Verwalten, priorisieren und verteilen Sie alle eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, Faxe, Pakete usw.), lesen und analysieren Sie eingehende Memoranden, Präsentationen und Berichte, um deren Wichtigkeit zu bestimmen und deren Verteilung zu planen.

- Bereiten Sie Antworten auf Korrespondenz mit Routineanfragen vor.

- Überwachung der Verwendung von Büromaterial und Aushandlung von Bedingungen mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass Bestellungen rentabler sind.

- Treffen mit Einzelpersonen, Interessengruppen und anderen im Namen von Führungskräften, Ausschüssen und Verwaltungsräten.

- Begrüßen Sie die Besucher und legen Sie fest, ob sie Zugang zu bestimmten Personen erhalten sollen.

Administrative Unterstützung

- Bewahren Sie elektronische Aufzeichnungen und Papieraufzeichnungen archiviert auf, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert sind und für den schnellen Abruf leicht zugänglich sind.

- Bereiten Sie Rechnungen, Berichte, Briefe, Finanzberichte und andere Dokumente mit der Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und / oder Präsentationen vor und bieten Sie auch die entsprechende Unterstützung bei der Buchhaltung.

- Führen Sie allgemeine Büroaufgaben aus, z. B. die Verwaltung von Verwaltungssystemen und die Ausführung grundlegender Buchhaltungsaufgaben.

- Koordinieren und leiten Sie die Dienste des Büros, wie Aufzeichnungen und Budgetvorbereitung, um den Führungskräften zu helfen.

- Festlegung und Überwachung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren sowohl für die Mitarbeiter der Büros als auch für die Organisation.

- Überprüfen Sie die betrieblichen Praktiken und Verfahren, um festzustellen, ob Verbesserungen in Bereichen wie Workflow, Berichtsverfahren oder Ausgaben möglich sind.

- Andere Verwaltungsmitarbeiter beaufsichtigen und schulen.